Inbetriebnahme des Moduls

Voraussetzungen

Für die Verwendung ist bei der Firma KUFER das Schnittstellenmodul anzufragen.

Weiterhin ist es notwendig, dass die aktuellste KUFER-Version als Update eingespielt ist (Stand 31.07.2018, KUFER-Version 4.20.62.06).

Installation und Einrichtung

Im MAILEON-Konto ist zunächst der API-Key zu erstellen.

Gehen Sie dazu in MAILEON auf Einstellungen > API-Keys > neuen API-Key erstellen

Es sollten alle Berechtigungen gesetzt sein:

Bei Klick auf die blaue Lupe sehen Sie dann den API-Key:

Bsp.: 2ba9e714-3006-5d28-afcb-87045f659307c

In KUFER ist nun dieser API-Key einzutragen.

Rufen Sie dazu die Grundeinstellungen auf unter:
Einstellungen > Zentrale Einstellungen > Extras > Newsletter-Anbindung

und tragen Sie hier den API-Key ein.

Gegebenenfalls ist auch noch ein Proxy einzutragen. Welche Daten unter Proxy-Host und Proxy-Port zu verwenden sind, beauskunftet der Systemadministrator der VHS.

Fertig! Die Einrichtung ist damit abgeschlossen.

Übertragen der Daten in MAILEON

Selektieren der Adressen in KUFER

Welche Adressen aus KUFER mit dem Newsletter beschickt werden sollen, können Sie jetzt schon bei der Adressselektion direkt in KUFER festlegen.

In KUFER gibt es 4 verschiedene Kategorien, zu denen ein Kontakt zählen kann:

Idealerweise sollten hier die Kontakte, welche beschickt werden sollen, in KUFER jeweils den Status „J“ oder „K“ aufweisen, da nur mit gültiger Erlaubnis (Permission) ein Kontakt beschickt werden darf.

Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

Sie versenden an den gesamten Bestand (also an alle Kontakte)

Sie versenden nur an eine bestimmte Zielgruppe (z.B. an alle, die sich für ein bestimmtes Fachgebiet interessieren oder an alle VHS-Dozenten).

Wählen Sie dann die entsprechenden Stammdaten aus, die in MAILEON übertragen werden sollen Es müssen nicht alle Daten übertragen werden, nur jene, die wirklich benötigt werden. In der Regel genügen für einen personalisierten Newsletter-Versand Anrede, Vorname, Titel, Nachname, E-Mail-Adresse.

Wenn alles ausgewählt wurde und Sie auf „OK“ klicken, erscheint folgender Hinweis:

Bestätigen Sie mit „Ja“, werden die Daten in eine XML-Datei geschrieben.

Je nach Größe des Verteilers (z.B. > 10.000 Adressen) kann es etwas dauern, bis der Prozess abgeschlossen ist.

Wurde schon einmal ein Export vorgenommen, erscheint:

War der Prozess erfolgreich, wird eine kleine Infobox mit der Anzahl der Abmelder angezeigt.

Das bedeutet, diejenigen Kontakte, die sich über den Abmeldelink vom Newsletter abgemeldet haben, werden in KUFER nun auf den Status „N“ gesetzt.

Wenn alles korrekt verlief, erscheint folgende Bestätigung:

Fertig! Die Adressen sind nun in Maileon überspielt.

Wenn Sie kontrollieren möchten, wie der Übertrag verlief, gehen Sie in MAILEON auf Listen & Kontakte > Kontaktfelder. Dort gibt es ein Kontaktfeld mit der Bezeichnung „ImportAPI“.

Klicken Sie rechts auf „Werteverteilung anzeigen“, so sollte jene Anzahl an Adressen angezeigt werden, die in KUFER soeben selektiert wurden.

Bei allen Adressen, die zu den in KUFER Selektierten gehören, steht das Kontaktfeld „ImportAPI“ auf „wahr“. In diesem Fall wurden also 634 Adressen erfolgreich zu Maileon hinzugefügt oder aktualisiert.

Versendung an Verteiler vornehmen

Wie bereits erwähnt, haben Sie zwei Optionen:

Sie versenden an den gesamten Bestand (alle Kontakte).

Dazu wählen Sie die Verteilerliste „Alle Kontakte mit aktivem Status“. Alle aus KUFER selektierten und übertragenen Adressen landen immer automatisch in diesem Verteiler. So haben Sie z.B. die Möglichkeit, immer an die gleiche Gesamt-Verteilerliste zu senden, ergänzt um die neu hinzugekommenen Adressen aus den Kursbuchungen seit dem letzten Newsletter-Versand.

Es gibt aber auch die zweite Möglichkeit:

Sie versenden nur an eine bestimmte Zielgruppe (z.B. an alle, die sich für ein bestimmtes Fachgebiet interessieren oder an alle VHS-Dozenten), die Sie in KUFER selektiert haben.

Dazu dient das gezeigte Kontaktfeld „ImportAPI“.

Gehen Sie auf Listen & Kontakte > Kontaktfilter > neuen Kontaktfilter erstellen. Diesen Filter können Sie nun entsprechend benennen (z.B. „Newsletter August 2018“ oder „VHS-Dozenten“).

Stellen Sie die Filterbedingungen wie folgt ein:

Klicken Sie den Button „Filterbedingung speichern“ und wählen Sie ganz oben „Kontaktfilter als Liste speichern“.

Fertig!

Unter Versendungen > Inhalte > Verteilerliste können Sie nun ganz bequem diese Verteilerliste dem Mailing hinzufügen und an diese Zielgruppe das Mailing versenden.

Auftretende Fehler / Troubleshooting

Die MAILEON-KUFER-Schnittstelle wurde umfangreich und erfolgreich getestet.

Falls bei der Einrichtung oder Bedienung dennoch Fehler auftreten, seien im Folgenden mögliche Fehler mit Lösungsvorschlag zur Behebung erwähnt.

Fehler: „Socket Error“

Ursache: Ein fehlender Proxy in den Grundeinstellungen oder aber falsche Proxydaten wurde in den Grundeinstellungen eingetragen (siehe Seite 4).

Lösung: Korrekte Proxy-Daten eintragen.

Fehler: Im MAILEON-Kontaktfeld „ImportAPI“ werden in der Werteverteilung weniger Adressen mit „wahr“ angezeigt als in KUFER selektiert wurden.

Ursache: Es wurde versucht, nicht valide Daten aus KUFER in Maileon zu übertragen.

Nach dem Übertrag wird in einer langen Zeile ein Report angezeigt:

Bedeutung: 1297 Kontakte wurden in KUFER ausgewählt!

621 existierten davon schon in Maileon und wurden aktualisiert.

13 neue Kontakte kamen in Maileon hinzu.

657 Kontakte wurden wegen nicht-validen Werten ausgefiltert und nicht in Maileon übertragen.

6 Abmelder aus Maileon wurden in KUFER erfasst.

Die 657 ausgefilterten Kontakte können zustande kommen, wenn z.B. falsche Werte für das Kontaktfeld „Geschlecht“ übertragen werden. MAILEON nimmt hier nur Werte wie „m“ oder „f“ an. Wird jedoch versucht etwas anderes zu übertragen, dann filtert MAILEON diese Kontakte aus.

Lösung:

Entweder man pflegt in KUFER die Einträge und setzt bei den gefilterten Kontakten das Feld „Geschlecht“ auf m oder f    

oder

man lässt „Geschlecht“ bei der Auswahl der selektierten Adressen einfach weg.

Falls andere als die genannten Fehler auftreten sollten oder aber der automatisierte Übertrag aus sonstigen Gründen nicht funktionierte, senden Sie einfach eine E-Mail mit Screenshots an service@xqueue.de . Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Übertragen der Daten in KUFER

Abmelder-Erfassung

Wenn sich jemand vom Newsletter abmeldet, indem er z.B. den Abmeldelink im Footer klickt oder mit „Abmelden/Unsubscribe“ auf den Newsletter antwortet, werden diese Abmelderdaten in MAILEON erfasst.

In MAILEON können Sie diese Daten einsehen unter Listen & Kontakt > Kontaktexport > Button rechts: Alle Abmelder exportieren.

Bei jedem Datenübertrag, den Sie von KUFER in MAILEON vornehmen, wird gleichzeitig umgekehrt auch diese Abmelderliste von MAILEON in KUFER übertragen.

Diese E-Mail-Adressen bekommen dann in KUFER den Status „N“.

Diese Adressen werden bei darauffolgenden Selektionen in KUFER nicht mehr berücksichtigt bzw. nicht mehr zum Verteiler hinzugefügt.

Gelöscht werden diese Kontakte aus KUFER natürlich nicht, da diese nur dem Erhalt des Newsletters widersprochen haben, aber sie dürfen diese Kontakte natürlich auf anderem Wege, zum Beispiel telefonisch oder per Post kontaktieren.

Wichtig:

Seit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ist die XQueue GmbH dazu verpflichtet, ihre Software mit einer sogenannten Privacy-per-default-Einstellung auszuliefern. Dies bedeutet, dass Mechanismen, die den Datenschutz gewährleisten sollen, bereits so voreingestellt sein müssen, dass ein automatisches Löschen erfolgt.

Aus diesem Grund werden die Abmelderlisten (die strenggenommen ebenfalls personen-bezogene Daten darstellen) in MAILEON nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

Wenn Sie also in größeren Zeitabständen als alle 14 Tage einen Newsletter versenden, könnte es somit theoretisch passieren, dass die KUFER-Software eine Abmelderliste zieht, aus der bereits Abmelderdaten zwischenzeitlich schon gelöscht wurden. Diese E-Mail-Adresse hätte sich dann vom Newsletter zwar abgemeldet, sie würde aber nicht in KUFER mit dem Status „N“ erfasst und mit dem nächsten Übertrag aus KUFER wieder als neuer Kontakt in Maileon angelegt und somit beschickt.

Um das zu verhindern, gehen Sie in MAILEON auf Einstellungen > Kontaktmanagement und verlängern einfach den Zeitpunkt, nach dem die Abmelder-Daten aus Maileon gelöscht werden sollen (z.B. 3 Monate).

Wahlweise besteht auch die Möglichkeit, die Option zu wählen:

„Abmelder in Klartext werden in der Abmelderdatenbank vorgehalten.“

Dann erfolgt gar keine Löschung der Abmelderliste. Die Anwendung dieser Option liegt datenschutzrechtlich in der Verantwortung des Anwenders.

Der auf dieser Seite beschriebene Hinweis gilt nur für Kunden, deren MAILEON-Account nach dem 25.05.2018 aktiviert wurde. Bei MAILEON-Konten, die vor diesem Datum erstellt wurden, ist die Option „Abmelder in Klartext werden in der Abmelderdatenbank vorgehalten“ standardmäßig aktiviert.